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Politique de protection des données personnelles

Conférence des Bâtonniers de France et d'Outre-mer

Politique de protection des données à caractère personnel

Date de mise à jour : 17/07/2020

La Conférence des bâtonniers de France et d'Outre-mer (ci-après « La Conférence ») est une association régie par les dispositions de la loi du 1er Juillet 1901 qui fédère 163 Ordres de France, hors le barreau de Paris, dont l'objet est l'étude en commun de l’ensemble des questions susceptibles d'intéresser la profession d'avocat et d'assurer la défense des intérêts généraux des Ordres, l'expression de leur solidarité et la formation de leurs responsables.

Conférence des bâtonniers de France et d'Outre-mer
12 Place Dauphine, 75001 Paris
01 44 41 99 10 –  Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

https://www.conferencedesbatonniers.com

Le présent document constitue la Politique de protection des données à caractère personnel (Ci-après la « Politique ») de la Conférence. Il s’inscrit dans le cadre de l’exigence de transparence résultant du Règlement européen (UE) 2016/679 sur la protection des données à caractère personnel (RGPD) ainsi que dans le cadre de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique aux fichiers et aux libertés. Afin d’en savoir plus sur le cadre juridique de la protection des données personnelles, nous vous invitons à consulter le Règlement sur le site de la CNIL (www.cnil.fr).

La Politique est destinée à l’ensemble des personnes physiques qui sont en relation avec la Conférence, à l’occasion de toute collecte de données à caractère personnel ainsi qu’à toute personne qui souhaite connaître les engagements de notre organisme dans ce domaine. La Politique constitue un document déclaratif rédigé avec l’ambition d’être compréhensible et aisément accessible afin de souligner l’importance que nous accordons au droit de la protection des données.

La Politique est notamment accessible de manière permanente sur le site Internet de la Conférence à l’adresse https://www.conferencedesbatonniers.com afin d’en assurer la plus large diffusion, de même qu’elle peut être remise à première demande par tout autre moyen à toute personne qui le souhaite. Son contenu étant susceptible d’évoluer, nous vous suggérons de vous y référer régulièrement afin de bénéficier du niveau d’information le plus récent sur l’application du RGPD au sein de notre organisme.

La Politique est composée de cinq parties :

I. Les principes de protection des données
II. 
Les traitements de données réalisés
III. Les droits qui vous sont reconnus au titre du RGPD 
IV.Exercer vos droits, poser toute question 
V. Le délégué à la protection des données

L’accomplissement des missions de la Conférence pouvant la conduire à la réalisation de traitements de données pour le compte des Ordres, sans relation directe avec les avocats personnes physiques concernées, nous vous invitons à vous rapprocher directement des Ordres pour en savoir plus sur les traitements réalisés, pour connaître leurs engagements en matière de protection des données, ainsi que pour présenter toute demande relative à l’exercice des droits résultant du RPGD.

I. Les principes de protection des données

La Politique s’applique à l’ensemble des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par la Conférence. Il faut savoir qu’au sens du RGPD, les données à caractère personnel sont des informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement. Un traitement est constitué par des opérations appliquées aux données afin de remplir des objectifs précis. Le RGPD définit plusieurs statuts en fonction des rôles des intervenants impliqués dans la réalisation d’un traitement de données. Ces derniers peuvent avoir selon le cas la qualité de Responsable de traitement, de Sous-traitant ou encore de Responsable conjoint de traitement. Sachez que la Conférence procède au traitement de données à caractère personnel en vue d’opérer des services pour son propre compte en lien avec son organisation interne ainsi que pour le compte des Ordres des avocats dans le cadre des missions qui lui sont imparties dans la profession d’avocat.

Prenant en compte les exigences du RGPD, en cas de traitements de données :

Nous veillons à collecter et traiter des données dans le périmètre strict des objectifs et des finalités, licites, explicites, légitimes conduisant à réaliser des traitements, selon des procédés loyaux ;

Nous veillons à assurer la transparence des traitements en apportant une information appropriée aux personnes dans tous les cas de collecte, lorsque les données sont reçues des personnes elles-mêmes ou proviennent éventuellement de tiers ou des technologies ;

Lorsque la Conférence procède elle-même à la collecte des données auprès des personnes (collecte directe), il est précisé
si l'exigence de fourniture de données à caractère personnel revêt un caractère réglementaire ou contractuel ou si elle conditionne la délivrance d’une prestation ou la conclusion d'un contrat et si la personne concernée est tenue de fournir les données à caractère personnel, de même que nous précisons les conséquences éventuelles de la non-fourniture de données ;

Lorsque la Conférence ne procède pas elle-même à la collecte des données auprès des personnes (collecte indirecte)
, des éléments d’information similaires de ceux qui doivent être communiqués en cas de collecte directe, de même que des indications sur la source des données sont alors selon le cas apportés aux personnes par notre intermédiaire ou par celui des intervenants pour lesquels nous agissons ; cette information devant être apportée dans un délai raisonnable, mais également lors de la première communication avec les personnes lorsque les données sont destinées à l’usage résultant de la collecte, ou au plus tard lorsque les données à caractère personnel sont communiquées pour la première fois à un autre destinataire si un tel usage est envisagé ;

Lorsque le cas se présente, nous indiquons l’existence d'une prise de décision automatisée, y compris en cas d’éventuel profilage au sens du RGPD, avec l’indication des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l'importance et les conséquences prévues de cet éventuel traitement pour la personne concernée ;

En cas d’intention d'effectuer un éventuel traitement ultérieur de données à caractère personnel pour une finalité autre que celle pour laquelle les données ont été collectées, nous fournissons préalablement aux personnes des informations au sujet de cette autre finalité et toute autre information permettant de la comprendre de manière transparente ;
Nous communiquons des données restreintes uniquement à des destinataires habilités, comprenant les services de notre organisme ainsi que les éventuels tiers concernés;

Nous nous engageons 
- à minimiser les traitements, 
- à assurer la mise à jour régulière des données, 
- à procéder à une conservation proportionnée des données en fonction de critères déterminés au regard notamment de la finalité du traitement, des exigences contractuelles ou opérationnelles ou pour répondre à nos obligations réglementaires et ce, dans le respect du droit applicable, 
- à encadrer les relations avec les destinataires de données et sous-traitants par tous moyens propres à assurer le respect des obligations légales, 
- à prendre toutes mesures possibles, en cas d’éventuel transfert de données à destination d’un pays situé hors de l’Union européenne afin de garantir le respect de la réglementation applicable en Europe, 
- à sensibiliser les collaborateurs à l’exigence de protection des données à caractère personnel et à leur confidentialité, 
- à assurer la sécurité des traitements et des données, 
- à prendre en compte l’ensemble des droits reconnus aux personnes physiques en vertu de la réglementation applicable.

Au sein de la Conférence, la prise en compte des principes et exigences du droit de la protection des données à caractère personnel s’accompagne de mesures organisationnelles et techniques afin d’appliquer de manière effective les dispositions du RGPD et d’apporter des garanties opérationnelles.

II. Les traitements de données réalisés

Les précisions qui sont apportées ci-après constituent un premier niveau d’information de manière dont la vocation est d’être compréhensible et aisément accessible s’agissant de la description des domaines de traitements mise en œuvre par notre organisme. Dans la cadre de la partie IV de la Politique, la Conférence se tiennent à la disposition de toute personne pour répondre à toute question permettant de disposer d’informations plus précises sur les traitements réalisés.

A- Traitements réalisés dans le cadre de la gestion de l’activité statutaire de la Conférence ainsi que dans le cadre des relations avec les interlocuteurs externes

La Conférence procède en tant que responsable de traitement au traitement de données à caractère personnel aux fins de gestion administrative des membres conformément aux dispositions statutaires. Cela inclut notamment la gestion des cotisations, la réponse aux besoins de gestion, la réalisation d’états statistiques, la gestion des listes de membres ou de contacts, en vue d’adresser des bulletins et d’organiser des délibérations, des convocations, de l’organisation de toute manifestation, ainsi que pour l’établissement d’un annuaire des membres. La Conférence procède en tant que responsable de traitement au traitement de données à caractère personnel aux fins de gestion de la relation avec toute personne externe intéressée par ses activités dans le cadre d’une prise de contact, ou notamment de l’organisation d’évènements. Les informations liées à l’activité statutaire sont conservées par la Conférence pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des opérations correspondantes, ainsi que pendant une durée d’archivage administratif. Les informations liées à la gestion de la relation avec les interlocuteurs externes sont conservées pendant la durée de la relation concernée, ainsi que pendant une durée d’archivage administratif lorsque cette dernière se justifie.

Dans le cadre de la mise en œuvre du site Internet, la Conférence est susceptible de déployer des témoins de connexion (Cookies) aux seules fins fonctionnelles, afin de faciliter l’usage du site. Afin de comprendre les mécanismes des cookies, l’Utilisateur est invité à consulter les explications pédagogiques proposées par l’autorité de contrôle française, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés : http://www.cnil.fr

B- Traitements réalisés dans le cadre de la gestion du personnel

La Conférence procède en tant que responsable de traitement au traitement de données à caractère personnel aux fins de gestion du personnel et d’accomplissement des opérations qui en résultent. Cela inclut notamment la gestion des recrutements, des évaluations, des congés et des absences, ainsi que la réalisation de la paie. Les données sont destinées aux services internes et le cas échéant aux intervenants externes habilités. Elles sont conservées par la Conférence pendant la durée contractuelle, puis pendant une durée pouvant varier au regard des exigences légales de conservations et de celle liées à un d’archivage administratif.

En cas de réception de candidatures pour un emploi, les informations qui en résultent font l’objet d’un traitement de données à caractère personnel par la Conférence en qualité de responsable de traitement aux fins de gestion des candidatures. Les informations sont uniquement destinées aux interlocuteurs internes ou externes habilités en charge du recrutement. Les informations communiquées par les candidats sont conservées pendant la durée de l’examen des candidatures et ultérieurement en cas de non recrutement pendant plusieurs mois dans l’attente d’un poste pouvant convenir au candidat. 

C- Traitements réalisés dans le cadre des missions confiées à la Conférence des Bâtonniers au sein de la profession d’avocat

Dans le prolongement de son objet statutaire visant à l'étude en commun avec les Ordres de l’ensemble des questions susceptibles d'intéresser la profession d'avocat et d'assurer la défense des intérêts généraux des Ordres, l'expression de leur solidarité et la formation de leurs responsables, la Conférence procède, hors le barreau de Paris, à la gestion d’un fichier des cartes nationales d’identité professionnelles des avocats. Les données concernées fournies par les Ordres sont celles nécessaires à l’établissement et l’enrôlement des cartes nominatives, leu mise à jour, renouvellement, radiation, ainsi que pour la gestion des cartes perdues ou volées. Les données sont uniquement destinées à la Conférence ainsi qu’aux organismes gestionnaires des contrôles d'entrée aux tribunaux. Elles sont conservées pendant la durée nécessaire à la gestion des cartes d’identité professionnelle en cours de validité, ainsi que pour celle liées à la gestion des cartes désactivées.

III. Les droits qui vous sont reconnus au titre du RGPD

Toute personne physique dispose d’un ensemble de droits portant sur les données à caractère personnel la concernant. Ces derniers s’appliquent au cas par cas en tenant compte des circonstances des traitements et de la relation des personnes avec la Conférence ou directement avec les Ordres des avocats. L’exercice des droits doit s’effectue auprès du responsable des traitements, la Conférence ne pouvant se substituer aux responsables de traitements pour lesquels elle interviendrait contractuellement dans le cadre de la fourniture d’une prestation. Les droits qui vous sont reconnus en tant que personne physique sont les suivants :

droit à la fourniture d’une information lorsque des données à caractère personnel sont collectées de manière directe ou indirecte ;
droit d’accès, permettant d'obtenir la confirmation que des données à caractère personnel les concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, la possibilité d’obtenir l’accès aux données ;
droit de rectification permettant d'obtenir la rectification des données à caractère personnel lorsqu’elles sont inexactes et, compte tenu des finalités du traitement, le droit d'obtenir que les données soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire ;
droit à l’effacement des données à caractère personnel lorsque certains motifs sont réunis ;
droit à la limitation du traitement pendant une certaine durée lorsque certains éléments s'appliquent, tels qu’une éventuelle contestation de l’exactitude de données à caractère personnel, de traitement illicite auquel s’opposerait une personne, ou encore en cas de nécessité de traitement de données de la personne concernée pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou encore en cas de vérification de l’éventuelle prévalence des motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement sur ceux de la personne concernée ; 
droit à la portabilité des données lorsqu’un traitement est notamment fondé sur le consentement d’une personne ou un contrat ;
droit d’opposition, dans une certaine mesure au regard des textes applicables, en cas d’éventuelle prise de décision individuelle automatisée reposant sur la situation particulière d’une personne ;
droit à ne pas faire l’objet d’un traitement à des fins de prospection.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données dont dépend la Conférence au sein de l’Union Européenne. Il s’agit de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) en France. La CNIL peut être saisie par toute personne qui estimerait (www.cnil.fr) ne pas avoir reçu satisfaction à l’issue de l’exercice de ses droits auprès de la Conférence.

 

IV. Exercer vos droits, poser toute question

La Conférence s’engage à examiner toute demande reçue des personnes physiques en facilitant l'exercice des droits reconnus par le RGPD. Nous nous efforcerons d’apporter des réponses aux questions d’une façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples par écrit ou par d'autres moyens y compris par voie électronique si cela est approprié lorsque la demande est présentée sous cette forme. Les informations peuvent vous être fournies oralement, à condition que l’identité de la personne puisse être démontrée.

Les demandes peuvent être adressées en utilisant les coordonnées suivantes :

Conférence des bâtonniers de France et d'Outre-mer
12 Place Dauphine, 75001 Paris
01 44 41 99 10 –  Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
https://www.conferencedesbatonniers.com

Afin de s’assurer de l’identité des personnes, il pourra vous être demandé de fournir des informations ou documents justificatifs.

V. Le délégué à la protection des données (DPO)

La Conférence a désigné un délégué à la protection des données (DPO) auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Réf. DPO-43102). L’ensemble des éléments de cette désignation étant disponibles en open data sur le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/opendata.

Le DPO intervient dans l’ensemble des projets de traitement, dans la prise en compte des droits des personnes et plus généralement dans le cadre de la diffusion d’une culture de la protection des données auprès des collaborateurs internes et des partenaires et des clients.

Il est possible à toute personne de prendre contact avec le DPO de la Conférence au sujet de toutes les questions relatives au traitement des données à caractère personnel et à l'exercice des droits du RGPD.

Les coordonnées du DPO de la Conférence sont les suivantes :

Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
Cabinet Caron Avocat,
122 avenue des Champs Elysées 75008 Paris.

 

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